erfolgreiches controlling.

PRAXISERFOLG DURCH TRANSPARENTES CONTROLLING.

YOLii im Gespräch mit Friedhelm Penning über Prozessoptimierung in der Physiotherapie

Wer ein Unternehmen gründet oder führt muss sich früher oder später mit dem Controlling auseinandersetzen. Früher ist in diesem Fall besser. Effektives Controlling ist nicht mehr nur eine Option, sondern eine Notwendigkeit für den langfristigen Erfolg – das gilt auch für Physiotherapiepraxen. Die Führung und Verwaltung einer solchen Praxis erfordert nicht nur Fachkompetenz im Bereich der Gesundheitsversorgung, sondern auch ein fundiertes Verständnis für betriebswirtschaftliche Aspekte wie Budgetierung, Liquiditätsplanung und Prozessoptimierung.

Doch was bedeutet Controlling in diesem Kontext? Welche Bereiche sollte es idealerweise abdecken und wie sieht ein erfolgreiches Controlling in einer Physiotherapiepraxis aus?

FRIEDHELM PENNING TEILT WERTVOLLE INSIGHTS BEIM YOLii PHYSIOBRUNCH

YOLii ist diesen Fragen nachgegangen und hat beim YOLii Physiobrunch mit Friedhelm (FIDI) Penning gesprochen. Der Geschäftsführer des Gesundheits-Hofs verfügt über eine jahrzehntelange Expertise im Bereich Unternehmensführung und Controlling und gibt wertvolle Einblicke in die Bedeutung und Umsetzung eines transparenten und effizienten Controllings in Physiotherapiepraxen.

YOLii: Herzlich willkommen bei YOLii und vielen lieben Dank, dass du uns heute zum Thema Controlling speziell für Physiopraxen Rede und Antwort stehst.

Laß uns gleich mit dem Begriff beginnen, um den sich heute alles dreht: Controlling. Per Definition versteht man darunter die zahlenbasierte Steuerung und Kontrolle aller Unternehmensbereiche und ist für die Überwachung der Zahlen, die Budgetierung, die Liquiditätsplanung und den Soll-Ist-Vergleich zuständig.

Entspricht diese Definition auch deinem Verständnis von Controlling?

Friedhelm Penning: Diese Definition beinhaltet natürlich den Kern des Controllings. Für mich ist Controlling aber viel mehr. Controlling bedeutet für mich in erster Linie auf der Basis von Daten und Fakten das Unternehmen auf seine definierten Ziele hin zu steuern. Dazu gehört auch die Führung des Teams und die Optimierung der Prozesse, und zwar in allen Bereichen des Unternehmens bzw. der Praxis – insbesondere an der Rezeption.

YOLii: An der Rezeption? Spannend, warum gerade hier?

Friedhelm Penning: Der Empfang ist die Schlüsselposition einer jeden Praxis. Das ist vielen Praxisinhabern gar nicht bewusst. Die Rezeption ist quasi die Vertriebsmannschaft jeder Physiotherapiepraxis. Hier laufen alle Fäden zusammen und sie sorgt für eine optimale Auslastung der Therapeuten und damit der Praxis. Deshalb muss in die Ausbildung dieser Mitarbeiter besonders investiert werden. Dazu gehören auch sinnvolle Technologien und Freiräume in der Planung. Die Rezeption sorgt dafür, dass der Therapeut keinen Leerlauf hat und Lücken geschlossen werden. Und nur wenn die Rezeption diesen Stellenwert hat, kann der Verwaltungsapparat einer Praxis angemessen bezahlt werden.

YOLii: Wo liegen die Herausforderungen des Controllings speziell bei einer Physiopraxis?

Friedhelm Penning: Die meisten Praxisinhaber sind keine Kaufleute, sondern Therapeuten. Das ist kein Vorwurf, sondern ist liegt in der Natur der Sache. Man macht sich mit dem selbstständig, was man besonders gut kann und was einem Freunde macht. Wichtig ist aber, dass jede Praxis jemanden hat, der den kaufmännischen Bereich abdeckt. Idealerweise sollten Praxisinhaber ihre Zahlen jeden Tag präsent haben.

 „Controlling ist keine Raketenwissenschaft“

YOLii: Was rätst Praxisinhabern, die keinen kaufmännischen Mitarbeiter für diesen Bereich haben und selbst nicht vom Fach sind?

Friedhelm Penning: Grundsätzlich ist Controlling keine Raketenwissenschaft. Man kann das alles lernen und es gibt eine Vielzahl von Systemen, die einen unterstützen. Theorg kann beispielsweise so konfiguriert werden, dass es einem per Knopfdruck die gewünschten Informationen liefert. Natürlich muss man sich in die Materie einarbeiten, das geht nicht von heute auf morgen, aber es ist erlernbar.

Wichtig ist, zu verstehen, dass Controlling auf vielfältigen Daten basiert. Viele Inhaber sehen in erster Linie den Rezepteingang und leiten daraus den Umsatz ab. Sinnvoller ist es jedoch, sich auch über die Kosten bewusst zu werden.

„Erfolgsfaktor Nummer eins: Zufriedene Mitarbeiter“

YOLii: Wie kann man sich einen Überblick über die Kosten verschaffen?

Friedhelm Penning: Am einfachsten verschafft man sich einen Überblick, indem man sich die monatlichen Kontoauszüge anschaut und notiert, welche Kosten regelmäßig abgebucht werden und welche Kosten jeden Monat anfallen. Viele wissen gar nicht, wie hoch ihre Fixkosten (Miete, Versicherungen etc.) und ihre variablen Kosten (Wartung von Therapiegeräten, Materialien wie Desinfektionsmittel etc.) sind. Aber nur wer seine fixen und variablen Kosten im Blick hat, seine Abschreibungspläne und Investitionszahlen kennt, kann realistisch planen.

YOLii: Du bist Geschäftsführer des Gesundheits-Hofes in Hamburg und führst das Unternehmen sehr erfolgreich. Gibt es neben dem richtigen Controlling noch einen weiteren Erfolgsfaktor?

Friedhelm Penning: Natürlich gibt es mehrere Faktoren, aber wir haben eine ganz klare Definition, wer bei uns die Nummer eins ist, und wir leben das auch. An erster Stelle stehen für uns die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, an zweiter Stelle die Patienten und an dritter Stelle die Investoren. Diese Reihenfolge ist nicht selbstverständlich, aber logisch. Wenn die Mitarbeiter zufrieden sind, sind es auch die Patienten. Zufriedene Patienten kommen wieder und empfehlen uns weiter, d.h. der Umsatz ist gesichert oder steigt. Das freut auch die Investoren.

„Transparentes Controlling ist das A und O“

YOLii: Welche Rolle spielt die Transparenz im Controlling?

Friedhelm Penning: Transparenz ist für mich essenziell und spielt eine wichtige Rolle für die Zufriedenheit der Mitarbeiter. Natürlich müssen die Mitarbeiter nicht jede Zahl im Detail kennen, aber wenn man offen mit Zahlen umgeht, dann wird auch die Bezahlung nachvollziehbar. Je nach Qualifikation und Auslastung der Mitarbeiter steigt der Praxisumsatz und damit auch die Verdienstmöglichkeit. Wir haben hierfür ein gutes Prämiensystem für alle entwickelt.

Dabei ist es wichtig, auch die Abhängigkeiten des Teams untereinander zu erklären. Diese Transparenz steigert die Motivation jedes Einzelnen, so dass alle Interesse daran haben, die Lücken in den Plänen zu füllen und gemeinsam eine faire Entlohnung für die Spitzenleistungen, die jeder Therapeut jeden Tag erbringt, zu erzielen.

YOLii: Lieber FIDI, wir bedanken uns für dieses informative Gespräch.